Stosownie do art. 124. § 1 kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Odpowiedzialność za mienie powierzone ma bowiem charakter obostrzony i sam fakt powierzenia mienia wiąże się z obowiązkiem sprawowania nad nim wzmożonej pieczy.

Rodzaj mienia za które pracownik odpowiada w pełnej wysokości

Pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę w powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się mieniu, takim jak:
1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu,
3) oraz innym mieniu, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Domniemanie prawne winy pracownika, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się

Od wskazanej odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Zachodzi więc tu domniemanie prawne winy pracownika przy powierzeniu mienia. To na pracowniku ciąży powinność udowodnienia braku swej winy.

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 9 grudnia 2015 r. (sygn. akt III APa 9/15), domniemanie prawne winy pracownika określone w art. 124 § 3 k.p., stanowi szczególnego rodzaju normę prawną, która składa się z przesłanki i wniosku domniemania. Zachodzi ono jeżeli zostanie udowodniony fakt stanowiący przesłankę domniemania. Przesłankami tymi są natomiast powstanie szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez pracownika powierzenia mienia. Gdy przesłanki te są spełnione, uznać należy, że naruszenie zobowiązania jest następstwem okoliczności zależnych od pracownika, a więc okoliczności przez niego zawinionych.

Definicja pojęcia „zwrotu lub do wyliczenie się” z powierzonego mienia

Podkreślić należy, że art. 124. § 1 kp posługuje się terminem „mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się”. Na podstawie tego przepisu pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę, ale tylko w mieniu powierzonym mu z takim zastrzeżeniem.

Definicję pojęcia „zwrotu lub do wyliczenie się” trafnie wyjaśnił Sąd Rejonowy Gdańsk-Południe w Gdańsku w wyroku z dnia 30 października 2017 r. (sygn. akt VI P 163/17 Pm) stwierdzając, że werbalna i logiczna wykładnia tych określeń dowodzi, że nie zwraca mienia lub nie wylicza się z mienia tylko taki pracownik, u którego stwierdzono ilościowy brak określonych przedmiotów lub określonej gotówki.

Natomiast pracownik dopełnia obowiązku zwrotu mienia albo obowiązku wyliczenia się w rozumieniu art. 124 § 1 k.p., jeśli zwraca lub wylicza się z powierzonego mu mienia pod względem ilościowym, choćby nawet mienie było uszkodzone.

W takiej bowiem sytuacji nie ma ilościowego braku mienia powierzonego pracownikowi, lecz jedynie obniżenie jego wartości. Skoro taki pracownik dopełnił obowiązku zwrotu mienia lub wyliczenia się, o których mowa w § 1 art. 124 k.p., przeto nie może go dotyczyć zaostrzona odpowiedzialność odszkodowawcza przewidziana we wspomnianej dyspozycji, gdyż sankcje te odnoszą się wyłącznie do pracowników, którzy uchybili obowiązkowi zwrotu lub obowiązkowi wyliczenia się z powierzonego mienia, a pracownik zwracając mienie w stanie uszkodzonym do tej grupy nie należy.

Motywacja ustawodawcy celem ustanowienia pełnej odpowiedzialności pracownika za mienie pracodawcy

Motywacją ustawodawcy ustanowienia domniemania winy pracownika było założenie, że pracownik poprzez przyjęcie powierzonego mienia staje się odpowiedzialny za to mienie – a więc tym samym zapewnia on zakład pracy, że obowiązkom tym podoła.

Różnica pomiędzy szkodą w mieniu pracodawcy, a szkodą w mieniu powierzonym pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się

Przy odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy – a więc szkodę, która nie jest związana z dodatkowym elementem w postaci „obowiązku zwrotu albo do wyliczenia się” z powierzonego mienia – zastosowanie znajduje Art. 116 kp. Przepis ten stwierdza, iż to pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.

Natomiast odnośnie szkody związanej z dodatkowym elementem przy powierzeniu mienia pracownikowi, a więc elementem „obowiązku zwrotu lub wyliczenia się” – zastosowanie znajduje § 3 art. 124 kp, nakładający na osobę pracownika powinność podjęcia działań, które skutkować mogą uwolnieniem go od odpowiedzialności za szkodę poprzez wykazanie istnienia przyczyn szkody od niego niezależnych.

Wina nieumyślna pracownika a jego odpowiedzialność za powierzone mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się

Skoro odpowiedzialność za szkodę powstałą w mieniu powierzonym uregulowano częściowo na odmiennych zasadach, niż odpowiedzialność ogólną przewidzianą w art. 114 i nast. k.p., to pracownik odpowiedzialny za szkodę w mieniu powierzonym odpowiada w pełnej wysokości, zarówno, gdy szkoda została wyrządzona z winy umyślnej, jak i z winy nieumyślnej. Musi on bowiem zgodnie z art. 124. § 3 kp wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

Inaczej jest w sytuacji wyrządzenia pracodawcy szkody niezwiązanej z elementem powierzenia mienia do zwrotu albo do wyliczenia się – tu bowiem Art. 122 kp stanowi, że jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Zatem, a contrario, gdy pracownik wyrządził szkodę z winy nieumyślnej – odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (Art. 119 kp).

Pojęcie winy umyślnej

Wina umyślna po stronie pracownika polega na zamiarze wyrządzenia pracodawcy szkody lub godzeniu się na takie skutki swojego działania.

Pojęcie winy nieumyślnej

Wina nieumyślna pracownika to wina polegająca na zlekceważeniu możliwych skutków swojego postępowania lub na nieprzewidzeniu ich w sytuacji, gdy pracownik mógł je przewidzieć.

Możliwość wyłączenia albo zmniejszenia odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się

Zwolnienie się albo zmniejszenie odpowiedzialności za mienie powierzone może nastąpić jedynie wtedy, gdy szkoda nastąpiła na skutek przyczyn niezależnych od pracownika oraz w przypadku braku dopełnienia przez pracodawcę warunków technicznych pozwalających na zabezpieczenie powierzonego mienia. Brak udowodnienia przez pracownika takich okoliczności wyłącza możliwość uchylenia się skutecznie od odpowiedzialności.

Nie stoi temu na przeszkodzie fakt, że odpowiedzialność pracownika za niedobór opiera się, z reguły na winie nieumyślnej i nie zawsze zbiega się z popełnieniem przez pracownika przestępstwa, a także nie zawsze zbiega się z ciężkim naruszeniem przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu przepisu art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Przyczyny wyłączające domniemanie winy pracownika – niewłaściwe zachowanie pracodawcy

Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem Sądu Najwyższego pracownik, podejmując działania przewidziane w art. 124 § 3 kp, a zatem zmierzając do uwolnienia się od odpowiedzialności za szkodę w mieniu powierzonym, może obalić domniemanie jego winy, wykazując, iż szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, wynikających z niewłaściwego zachowania pracodawcy. Mowa to o uchybieniach pracodawcy w zakresie zabezpieczenia mienia, złej organizacji pracy czy braku nadzoru lub  okolicznościach niemających związku z pracą, takich jak siła wyższa czy kradzież dokonana przez osobę trzecią.

Wystarczy, że okoliczności te stanowią główną, a nie tylko wyłączną przyczynę szkody (vide: wyrok Sądu Najwyższego z 28 kwietnia 1997 roku, I PKN 114/97, OSNAPiUS z 1998 roku, Nr 1, poz. 11).

Wina pracownika a niedobór pieniędzy w kasie fiskalnej, powierzonej pracownikowi do wyliczenia się – przykład z praktyki orzeczniczej

Sąd Apelacyjny w Szczecinie z w wyroku z dnia 9 grudnia 2015 (sygn. akt III APa 9/15) na gruncie sprawy o niedobór pieniędzy w kasie fiskalnej sklepu wskazał, że nie zachodzi sytuacja wyłączenia winy pracownika, gdy pracodawca zapewnił pracownikowi odpowiedni nadzór i kontrolę nad stanem kasy. Pozwany pracownik znał zakres swoich obowiązków i wiedział, z jaką odpowiedzialnością wiążą się ewentualne niedobory w kasie. W związku z tym powinien był na bieżąco kontrolować prawidłowość rozliczeń, czego jednak zaniechał.

Sąd nie uznał za relewantny fakt, iż pracownik wskazał, że w czasie jego nieobecności w pracy, dostęp do kasy miała również inna osoba, gdyż po powrocie do pracy pracownik nie sprawdzał, czy stan kasy się zgadza, czy też miały miejsce jakieś nieprawidłowości.

Skoro to na pracowniku ciążył obowiązek dbania o zgodność stanu kasy z dokumentami finansowymi, sąd wskazał, że pracownik nie udowodnił, że szkoda w powierzonym mieniu powstała z przyczyn od niej niezależnych, wynikających z niewłaściwego zachowania pracodawcy, czyli uchybień w zakresie zabezpieczenia mienia, złej organizacji pracy czy braku nadzoru.

Obowiązki pracodawcy, a odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się

Jeżeli pracodawca decyduje się na dochodzenie zapłaty od pracownika za wyrządzoną szkodę, musi wykazać:

1) fakt powstania szkody,

2) wysokość szkody, oraz

3) osobę odpowiedzialną, której mienie zostało powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Pracodawca musi także udowodnić, że w sposób właściwy powierzył mienie pracownikowi. Nadto wskazane muszą być uchybienia pracownika oraz związek przyczynowy między uchybieniami a powstałą szkodą.

Nieprawidłowe powierzenie mienia pracownikowi – możliwość wyłączenia odpowiedzialności pracownika

Jak już powiedziano, warunkiem niezbędnym przypisania odpowiedzialności pracownikowi za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się jest należyte powierzenie mu mienia, za które odpowiada.

Z prawidłowym powierzeniem mienia mamy do czynienia tylko wtedy, gdy oddanie go pracownikowi nastąpi w okolicznościach umożliwiających mu jego zwrot albo wyliczenie się z niego. Prawidłowe powierzenie musi zatem zapewniać udział pracownika przy ustalaniu ilości i jakości przekazanego mu mienia. Z reguły wymagane jest pisemne potwierdzenie tych okoliczności przez pracownika. Jeżeli pracodawca nie wykaże prawidłowego powierzenia mienia, nie może skutecznie dochodzić odszkodowania na podstawie art. 124 kp. (tak: Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 9 grudnia 2015 r., sygn. akt III APa 9/15)

Dla przypisania pracownikowi odpowiedzialności nie wystarczy więc samo podpisanie przez niego umowy, deklaracji czy innego dokumentu stwierdzającego rzeczywiste powierzenie mienia oraz obowiązek jego zwrotu lub wyliczenie się.

Przyjęcie przez pracownika materialnej odpowiedzialności za mienie a przeprowadzenia remanentu

Samo tylko przyjęcie materialnej odpowiedzialności bez powierzenia mienia remanentem nie wystarczy do przyjęcia odpowiedzialności za powstałą szkodę (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 maja 1965 roku, I PR 117/65, OSNPG z 1965 roku, Nr 12, poz. 61).

Równocześnie zaś, przyjęcie mienia przez pracownika na podstawie prawidłowo przeprowadzonego remanentu zdawczo – odbiorczego spełnia warunek prawidłowego powierzenia mienia, w okolicznościach umożliwienia pracownikowi zgłaszanie w czasie inwentaryzacji zarzutów (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 listopada 1981r. IV PR 343/81 OSNCP 1982, nr 4, poz. 63 i uchwała Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 1977r., IV PZP 7/76, OSNCP 1977, nr 9, poz. 159).

Konieczność stworzenia pracownikom materialnie odpowiedzialnym za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się odpowiednich warunków pozwalających im na prawidłowe zabezpieczenie mienia

Odnosząc się do kwestii prawidłowego powierzenia mienia pracownikowi, z zagadnieniem tym wiąże się nie tylko prawidłowe przekazanie mienia samo w sobie, ale również stworzenie pracownikom materialnie odpowiedzialnym odpowiednich warunków pozwalających im na prawidłowe zabezpieczenie tego mienia.

Kwestia odpowiedniego zabezpieczenia mienia nie może jednak budzić wątpliwości w przypadku, gdy mienie pracodawcy znajdowało się w pomieszczeniach zamkniętych sklepu. Jeśli klucze do zamkniętych pomieszczeń posiadali wyłącznie odpowiedzialni pracownicy i tylko oni mieli dostęp do tej części towarów – zasadne jest przyjęcie ich odpowiedzialności do pełnej wysokości niedoboru mienia umieszczonego w zamykanych pomieszczeniach sklepu.

Redukcja personelu, a możliwość wyłączenia winy pracowników odpowiedzialnych materialnie za mienie

Jeżeli pracownicy nie byli nadmiernie obciążeni pracą, co przeszkadzałoby im w wywiązywaniu się ze wszystkich obowiązków pracowniczych oraz szczególną pieczą nad powierzonym mieniem, fakt redukcji personelu pracodawcy pozostaje irrelewantny dla odpowiedzialności pracowników, którym powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (tak wyrok Sądu Okręgowego w Lublinie z dnia 4 listopada 2015r., sygn. akt VIII P 33/12).

Utrudnione sprawowanie nadzoru nad powierzonym pracownikom mieniem

W sytuacji, gdy niedobór dotyczy mienia pracodawcy składowanego na terenie, do którego dostęp ma wiele osób, przy czym mienie pozostaje, zgodnie z ustalonym przez pracodawcę harmonogramem pracy, w prawnych godzinach bez nadzoru pracowników materialnie odpowiedzialnych – nie można mówić o zapewnieniu przez pracodawcę odpowiednich warunków sprawowania nadzoru.

Solidarna odpowiedzialność pracowników za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się

Art. 125. § 1 kp stanowi, że na zasadach określonych w art. 124 kp pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie, z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności

Brak jest natomiast podstaw do przyjęcia solidarnej odpowiedzialności pracowników w sytuacji braku takiej umowy. Wynika to z uwagi na to, że solidarna odpowiedzialność musi wynikać z ustawy lub z czynności prawnej (art. 369 kc.). Bez zaistnienia podstaw stwarzających odpowiedzialność solidarną każdy z pracowników odpowiada zgodnie z umową o odpowiedzialności materialnej do pełnej wysokości.

Niższy wymiar czasu pracy pracownika, a wysokość odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie

Jeżeli kilku pracowników indywidualnie odpowiada (brak umowy o wspólnej odpowiedzialności) za to samo mienie powierzone im z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, to nie istnieje podstawa do obciążenia pracownika, który był zatrudniony w niższym wymiarze czasu pracy niż pozostali, niedoborem w mniejszym zakresie. Zachodzi to wtedy, gdy pracownik ten miał taki sam dostęp do powierzonego mienia i jego zaniechanie co do wywiązywania się z obowiązków pracowniczych i dbałości o to mienie było takie samo jak innych pracowników (tak: wyrok Sądu Okręgowego w Lublinie z dnia 4 listopada 2015, sygn. akt VIII P 33/12).

Odsetki, a brak doręczenia pracownikom winnym szkody w powierzonym mieniu wezwania do zapłaty przez pracodawcę

Jeżeli poszkodowany pracodawca domagał się zasądzenia odsetek ustawowych od dnia wykrycia szkody, lecz nie przedstawił dowodu doręczenia pozwanym wezwania do zapłaty, w związku z tym odsetki ustawowe przysługują powodowi (pracodawcy) od następnego dnia po dniu doręczenia odpisu pozwu, ponieważ od tego dnia pozwani pracownicy pozostają w zwłoce (art. 481 § 1 i 2 kc.).

Trudna sytuacja rodzinna pracowników odpowiedzialnych za szkodę w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się

Trudna sytuacja rodzinna i majątkowa w świetle obowiązujących przepisów prawa nie zwalnia pozwanych pracowników od wyrównania szkody powodowi, która powstała na skutek ich działania lub zaniechania.

Odpowiedzialność pracownika za pieniądze znajdujące się w kasie fiskalnej, w sytuacji powierzenia pracownikowi obsługi kasy fiskalnej

Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 9 grudnia 2015 r., sygn. akt III APa 9/15 stwierdził, że w sytuacji gdy pracodawca powierzył pracownikowi obsługę kasy fiskalnej, brak dokumentu, który by wskazywał na fizyczne powierzenie odpowiedzialności pracownikowi również za środki znajdujące się w kasie, nie jest jednoznaczny z uwolnieniem pracownika od odpowiedzialności za powstałą szkodę. Powierzenie takie może być dorozumiane.

Sąd ten podkreślił, że pracownik zatrudniony na stanowisku łączącym się z powierzeniem pieniędzy z obowiązkiem wyliczenia się – ponosi szczególną odpowiedzialnością materialną. Pracodawca wykazując, że w kasie powstały niedobory, tym samym wykazał szkodę. W związku z tym ciężar udowodnienia, że szkoda nie powstała w wyniku działań pracownika, spoczywał na nim.

Sąd stwierdził również, że samo rozpoczęcie pracy na przedmiotowym stanowisku wiązało się z zaakceptowaniem tak określonej odpowiedzialności. Jest to szczególnie wyraźne, gdy również działania, które podejmował pracownik świadczyły o tym, że miał świadomość odpowiedzialności. Podpisywał on bowiem protokoły kontroli kasy, oraz weksel zabezpieczający na wypadek wystąpienia szkody.

Rozłożenie na raty zasądzonego od pracowników odszkodowania

Zgodnie z art. 320 k.p.c. w szczególnie uzasadnionych wypadkach sąd może w wyroku rozłożyć na raty zasądzone świadczenie.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 30 kwietnia 2015 r. w sprawie II CSK 383/14 wskazał, że wydanie przez sąd rozstrzygnięcia w oparciu o art. 320 k.p.c. jest możliwe nie tylko na wniosek pozwanego, ale także z urzędu.

Umorzenie postępowania karnego związanego z przywłaszczeniem mienia, a odpowiedzialność pracowników za powierzone mienie na podstawie przepisów prawa pracy

Art. 11. kpc stanowi, że ustalenia wydanego w postępowaniu karnym prawomocnego wyroku skazującego co do popełnienia przestępstwa wiążą sąd w postępowaniu cywilnym.

Jednakże sąd orzekający na podstawie przepisów prawa pracy nie będzie związany ustaleniami poczynionymi w postępowaniu karnym, w którym nie zapadł wyrok skazujący ze względu na umorzenie postępowania karnego w sprawie wobec niewykrycia sprawców czynu związanego z przywłaszczeniem mienia. Związanie takie łączy się jedynie z wydanym prawomocnym wyrokiem skazującym.
Jednakże umorzenie postępowania karnego nie oznacza tu, iż pracownicy nie ponoszą odpowiedzialności za powstały niedobór.

Tak więc choćby w postępowaniu karnym nie wykryto dowodów na to, iż pracownicy dokonali celowego przywłaszczenia mienia pracodawcy, nie zwalnia ich to z odpowiedzialności za powierzone mienie, zwłaszcza, że szkoda w majątku pracodawcy była wynikiem nienależytego wykonywania przez nich obowiązków pracowniczych.

Więcej na temat ograniczenia odpowiedzialności pracownika za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się – czytaj tutaj