Cel regulacji dotyczącej kar porządkowych stosowanych względem pracownika
Wprowadzenie do kodeksu pracy regulacji kar porządkowych miało na celu umożliwienie pracodawcy realnego wpływu na jakość wykonywanej przez pracowników pracy oraz wzięcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków służbowych.
Rodzaje kar porządkowych stosowanych względem pracownika
W ramach odpowiedzialności porządkowej pracowników, pracodawca może zastosować następujące rodzaje kar:
- upomnienie
- naganę
- kara pieniężną
Natura kar porządkowych stosowanych względem pracownika
Odpowiedzialność porządkowa to szczególny rodzaj odpowiedzialności, nieznany w stosunkach zobowiązaniowych. Polega on na ponoszeniu przez pracownika ujemnych konsekwencji osobistych lub majątkowych z tytułu zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Uchybienia pracownika nie posiadają jednak tak znaczącej wagi, gdyż nie posiadają cech wykroczenia czy przestępstwa. Kary porządkowe postrzega się nie tylko jako ukaranie pracownika, ale również prewencję i wychowanie, wskazanie pracownikowi i innym zatrudnionym, iż pewnych reguł określonych przez pracodawcę naruszać nie wolno (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 marca 2000 r., sygn. akt I PKN 564/99, OSNAPiUS 2001, nr. 16, poz. 514).
Zamknięty katalog kar porządkowych stosowanych względem pracownika
Przepisy, które regulują kwestię odpowiedzialności porządkowej mają charakter bezwzględnie obowiązujący, oznacza to, iż pracodawca nie może dokonać zmian w katalogu kar, jaki udostępnił mu do stosowania ustawodawca. Dodatkowe kary, które ustaliłby pracodawca, czy to w układzie zbiorowym, regulaminie lub nawet w umowie o pracę, będą nieważne.
Zakaz modyfikacji dotyczy nie tylko ewentualnego pogorszenia sytuacji pracowników, ale i ich polepszenia. Wyjątkiem jest przewidziana w przepisach kodeksu pracy procedura odwoływania się od nałożonej kary, która może być przez pracodawcę uregulowana w sposób korzystniejszy, przykładowo poprzez wprowadzenie dodatkowej jednostki odwoławczej czy przedłużenie terminu do wniesienia odwołania (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 marca 2000 r., sygn. akt I PKN 564/99, OSNAPiUS 2001, nr. 16, poz. 514).
Kara upomnienia i kara nagany
Za nieprzestrzeganie przez pracownika:
- ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przepisów przeciwpożarowych,
- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy
- usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
– pracodawca może stosować karę upomnienia albo karę nagany (art. 108 § 1 kp).
Kara pieniężna stosowana względem pracownika
Za nieprzestrzeganie przez pracownika:
- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przepisów przeciwpożarowych,
- opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości,
- spożywanie alkoholu w czasie pracy
– pracodawca może również stosować karę pieniężną (art. 108 § 2 kp).
Kara pieniężna została zatem ograniczona do ściśle określonych przez ustawodawcę przypadków.
Wysokość kary pieniężnej stosowanej względem pracownika
Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 kp.
Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 4.).
Przesłanki nałożenia kary na pracownika
Pracodawca ma swobodę decyzyjną w sprawie nałożenia kary regulaminowej, jednakże art. 108 kodeksu pracy wymienia dwie przesłanki odpowiedzialności porządkowej, które musi wyczerpywać zachowanie pracownika – musi to być zachowanie bezprawne i niezgodne z ustalonym porządkiem, regulaminem pracy, przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy bądź przepisami przeciwpożarowymi oraz zawinione. Wina jako przesłanka odpowiedzialności porządkowej wyraża się w świadomym – umyślnym lub nieumyślnym – wyborze przez pracownika określonego zachowania, niezgodnego z ustaloną organizacją i porządkiem pracy (tak: wyrok Sądu Rejonowego w Suwałkach z dnia 28 listopada 2016 r., sygn. akt IV P 85/16).
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 lipca 1999 r. (sygn. akt I PKN 86/99, OSNAPiUS 2000, Nr 18, poz. 683) wskazał, że bezprawność i zawiniona przez pracownika naganność postępowania są przesłankami odpowiedzialności porządkowej pracowników. Wina jako przesłanka odpowiedzialności porządkowej wyraża się w świadomym wyborze przez pracownika określonego zachowania, niezgodnego z postanowieniami regulaminu pracy, przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisami przeciwpożarowymi, zasadami współżycia społecznego. Nawet nieadekwatne do zaistniałej sytuacji zachowanie pracownika może uzasadniać wymierzenie kary porządkowej. Wymierzenie najlżejszej kary porządkowej – upomnienia jest uzasadnione, zdaniem Sądu Najwyższego, nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy.
Nastawienie psychiczne pracownika ma znaczenie przy ocenie jego zachowania, wówczas gdy pracodawca rozważa podjęcie decyzji o nałożeniu kary porządkowej z powodu niewykonania obowiązków lub niewłaściwego ich wykonania. Granica między niewykonaniem obowiązków nałożonych na pracownika przez pracodawcę a ich niewłaściwym wykonaniem może w pewnych wypadkach okazać się trudna do określenia. Jednakże dla prawnej oceny zachowania pracownika w aspekcie przypisania mu winy, która jest przesłanką odpowiedzialności porządkowej regulowanej przepisami rozdziału VI Kodeksu pracy „Odpowiedzialność porządkowa pracowników”, nie jest istotne, czy nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy przybrało postać niewykonania obowiązków, niewłaściwego lub nierzetelnego ich wykonania. Są to zagadnienia dotyczące ustaleń faktycznych sprawy (tak: Andrzej M. Świątkowski, komentarz do art. 108 kp (w:) Kodeks Pracy. Komentarz Wydawnictwo C.H. Beck , wydanie 5, 2016 r. oraz Sąd Rejonowy w Suwałkach w wyroku z dnia 28 listopada 2016 r. Sygn. akt IV P 85/16).
Ustawodawca nie uregulował kwestii bezprawności w sposób bardziej szczegółowy, albowiem nie sposób wskazać wszystkich przypadków, w jakich dojść może do naruszania ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów BHP i przeciwpożarowych. Według stanowiska doktryny dotyczyć to będzie głównie takich sytuacji jak naruszanie ustalonego czasu pracy, wykonywanie w czasie pracy czynności z pracą niezwiązanych, naruszanie reguł zapewniających prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy, niewłaściwe zachowanie w stosunku do przełożonych lub współpracowników.
Aby pracodawca mógł zastosować wobec pracownika karę porządkową ten musi działać w sposób zawiniony, tzn. pracownik musi chcieć wywołać dany skutek i podejmować działania w tym kierunku albo przewidywać możliwość powstania skutków i godzenie się na powyższe lub też nie chcieć wywołać określonego skutku ale przez swoją lekkomyślność lub niedbalstwo doprowadzić do skutku, którego zaistnienie przewidywał albo mógł przewidzieć. Kwestię winy ustala się na podstawie domniemań faktycznych, analizując zachowanie pracownika, w tym jego nastawienie psychiczne, stopień świadomości dokonanego wybory, adekwatność do sytuacji. Jeśli w zakładzie pracy wprowadzony został regulamin pracy, to kara upomnienia lub nagany może być wymierzona za naruszenie każdego z obowiązków wymienionych w tym regulaminie (tak: wyrok Sądu Rejonowego Poznań – Grunwald i Jeżyce z dnia 26 kwietnia 2017 r., sygn. akt VI P 279/15).
Brak stopniowalności kar porządkowych
Kary porządkowe nie są stopniowalne, co oznacza, że nie jest warunkiem zastosowania na przykład nagany, uprzednie ukaranie upomnieniem. Pracodawca ma w tej mierze swobodę, którą ograniczają najcięższe przekroczenia porządkowe, uzasadniające wyłączność kary pieniężnej. Kary upomnienia i nagany są karami porządkowymi. Kara pieniężna jest sankcją wyjątkową. Pracodawca, stosując kary porządkowe, korzysta ze szczególnych uprawnień przyznawanych mu ze względu na zachowanie porządku i organizacji pracy.
O rodzaju kary, która ma być zastosowana, decyduje pracodawca, biorąc pod uwagę rodzaj przewinienia. Pracownik, który nie był nigdy uprzednio karany, może zostać ukarany naganą lub karą pieniężną, jeżeli taką karę pracodawca uważa za słuszną w stosunku do nagannego zachowania pracownika (tak: Sąd Rejonowy w Ostródzie z dnia 9 maja 2017 r. sygn. akt IV P 270/16).
Z kolei według doktryny, zarówno kara upomnienia, jak i kara nagany mają tę samą rangę prawną i wywołują zbliżone skutki. Jednakże analizując orzecznictwo Sądu Najwyższego karą o lżejszej wadze jest kara upomnienia (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 1 lipca 1999 r., sygn. akt I PKN 86/99, OSNAPiUS 2000, nr. 18, poz. 683). Mimo powyższego uznaje się, iż nawet bez wcześniejszego zastosowania kary upomnienia pracownik może od razu otrzymać od pracodawcy karę nagany.
Czas, w którym można stosować karę porządkową względem pracownika
Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (art. 109 § 1 kp). Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy (art. 109 § 3 kp).
Ustanowienie ograniczenia czasowego ma na celu zminimalizowanie stanu niepewności pozostającego u pracownika w razie popełnienia naruszenia. Uznaje się, iż czas 2 tygodni jest wystarczający, aby pracodawca przeprowadził stosowne postępowanie wyjaśniające i zdecydował, czy udzielić pracownikowi kary, czy też zaniechać skorzystania z tego uprawnienia. Upływ terminu 2 tygodni lub 3 miesięcy powoduje wygaśnięcie uprawnienia pracodawcy do zastosowania kary porządkowej (tak: wyrok Sądu Rejonowego Poznań – Grunwald i Jeżyce z dnia 26 kwietnia 2017 r., sygn. akt VI P 279/15).
Obowiązek wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary porządkowej
Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 kp).
W orzecznictwie przyjęto, że pracodawca może zastosować karę porządkową bez uprzedniego wysłuchania pracownika wtedy, gdy ten zrezygnował z możliwości ustnego złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16.06.1999 r., sygn. I PKN 114/99, OSNP 2000/17/644).
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 czerwca 1999 r. sygn. akt I PKN 114/99 wskazał, że art. 109 § 2 kp należy do sfery bezwzględnie obowiązujących norm prawa pracy, regulujących odpowiedzialność porządkową pracowników. Imperatywny charakter prawny analizowanego przepisu wymaga jego ścisłej wykładni i stosowania w sposób, który nie podważa celu tej bezwzględnie obowiązującej procedury nakładania przez pracodawcę kar porządkowych na pracowników. Z normy tej jednoznacznie wynika obowiązek pracodawcy uprzedniego wysłuchania pracownika przed zastosowaniem wobec niego kary porządkowej. Tej ustawowej powinności pracodawcy odpowiada uprawnienie pracownika, że ma być wysłuchany przed zastosowaniem kary porządkowej.
Pracownik może jednak ograniczyć się do złożenia stosownych wyjaśnień na piśmie, ale może również w ogóle nie skorzystać ze swojego pracowniczego uprawnienia. Każdy z tych sposobów zachowania się pracownika będzie równoznaczny z zachowaniem przez pracodawcę obligatoryjnego wymagania z art. 109 § 2 kp, w postaci koniecznego uprzedniego wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary porządkowej.
W granicach tej normy prawnej pracownik jest bowiem podmiotem uprawnionym, który może decydować o sposobie, czy formie skorzystania bądź nieskorzystania ze stworzonych mu przez zobowiązanego pracodawcę możliwości uprzedniego wysłuchania. Oznacza to, że pracodawca w żadnym przypadku nie może zastosować kary porządkowej z pominięciem obligatoryjnego wymagania jej stosowania wyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 KP). Jednakże może zastosować taką sankcję bez uprzedniego faktycznego wysłuchania pracownika wówczas, gdy ten nie wykorzystał stworzonych mu w określonym miejscu i czasie możliwości uprzedniego wysłuchania, bądź wybrał pisemną formę złożenia odpowiednich wyjaśnień.
Sytuacji tej nie można odwrócić, albowiem pracodawca – jako podmiot zobowiązany do uprzedniego wysłuchania pracownika według treści art. 109 § 2 kp – nie może decydować o sposobie, czy formie skorzystania przez pracownika z jego ustawowego uprawnienia do wysłuchania go przed zastosowaniem kary porządkowej. Naruszeniem nakazu z art. 109 § 2 kp jest zatem zobowiązanie pracownika przez pracodawcę do złożenia pisemnych wyjaśnień.
Literalne, jak i potoczne rozumienie użytego przez ustawodawcę zwrotu „po uprzednim wysłuchaniu” wymaga od pracodawcy zachowania ustnego sposobu wysłuchania pracownika, który w tej właśnie formie ma najpełniejsze możliwości wyjaśnienia kwestii spornych, jakie ewentualnie uzasadniają następcze nałożenie kary porządkowej. Zarówno z językowego, jak i celowościowego założenia analizowanej imperatywnej regulacji prawnej wynika, że pracodawca nie może ograniczyć pracowniczego uprawnienia do ustnego złożenia wyjaśnień przed zastosowaniem kary porządkowej. W tym celu pracodawca powinien stworzyć warunki niezbędne do ustnego wysłuchania pracownika, który może z tej ciążącej na pracodawcy ustawowej powinności (a własnego uprawnienia), skorzystać według swojego uznania. W takich stworzonych pracownikowi warunkach jest on przede wszystkim uprawniony do ustnego wyjawienia okoliczności i motywów swojego zachowania się.
Forma wysłuchania pracownika
Jak wskazano, przed nałożeniem kary porządkowej pracodawca powinien zapewnić pracownikowi warunki umożliwiające jego wysłuchanie. W trakcie takiego spotkania pracodawca powinien przedstawić pracownikowi swoje zarzuty, opisać sytuację, jaka wystąpiła, a pracownik powinien odpowiedzieć na te zarzuty. Po wysłuchaniu pracownika można sporządzić protokół (chociaż to nie jest wymagane przepisami). Protokół jest przede wszystkim potwierdzeniem faktu, że pracodawca wysłuchał pracownika (tj. spełnił warunek wymagany w przepisie), a po drugie – zawiera wyjaśnienia pracownika, które mogą dać pracodawcy szerszy obraz sytuacji.
Co do zasady wysłuchanie powinno być w formie ustnej – pracodawca powinien stworzyć warunki niezbędne do ustnego wysłuchania pracownika. Pracownik może skorzystać z uprawnienia do bycia wysłuchanym, ale nie musi. Może bowiem złożyć wyjaśnienia na piśmie, jeśli w jego ocenie cel wysłuchania może zostać osiągnięty drogą pisemnego ustosunkowania się do czynionych mu zarzutów. Obowiązek wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary oznacza obowiązek podjęcia przez pracodawcę stosownych działań w celu umożliwienia pracownikowi złożenia wyjaśnienia (tak: wyrok Sądu Okręgowego w Koszalinie z 16 lutego 2011 r., sygn. akt IV P 4/12 oraz wyrok Sądu Rejonowego Poznań – Grunwald i Jeżyce z dnia 26 kwietnia 2017 r., sygn. akt VI P 279/15).
Pracownik na którego pracodawca rozważa nałożenie kary porządkowej musi przed jej otrzymaniem być świadomy swojej sytuacji i móc realnie i z pełną świadomością odnieść się do zarzutów pracodawcy mogących stanowić podstawę nałożenia kary porządkowej. Pracownik nie może się domyślać jakie mogą być przyczyny nałożenia kary musi być o nich w sposób jednoznaczny i klarowny poinformowany. Dopiero takie zachowanie pracodawcy pozwala pracownikowi na rzetelne odniesienie się do stawianych zarzutów i daje możliwość złożenia wyjaśnień dotyczących konkretnych sytuacji. W przypadku gdy pracownik nie wie jaki jest cel spotkania i jakie zarzuty są mu stawiane może się odnieść do zarzutów w konsekwencji wysłuchanie pracownika nie ma miejsca. By móc mówić o wysłuchaniu pracownik musi znać cel spotkania, stawiane zarzuty i ewentualne konsekwencje braku wyjaśnień w przeciwnym razie wysłuchanie miałoby charakter iluzoryczny (wyrok Sądu Rejonowego Poznań – Grunwald i Jeżyce z dnia 26 kwietnia 2017 r., sygn. akt VI P 279/15).
Przepisy prawa pracy nie przewidują dla wysłuchania szczególnej formy, wymagane jest jedynie, aby było uprzednie w stosunku do zastosowania kary (tak: Sąd Rejonowy w Ostródzie z dnia 9 maja 2017 r. sygn. akt IV P 270/16)
Zawiadomienie pracownika o zastosowanej karze porządkowej
O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika (Art. 110 kp).
Badanie zasadności nałożenia kary porządkowej przez sąd pracy
Podobnie jak przy wypowiedzeniu, czy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, sąd bada zasadność nałożenia kary porządkowej w kontekście przyczyny sformułowanej przez zakład pracy w piśmie o nałożeniu kary. Pracodawca nie może w toku procesu powoływać się na dodatkowe okoliczności nie wskazane w zawiadomieniu o ukaraniu karą (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 października 1999 r., sygn. akt I PKN 319/99, OSNAPiUS 2001, nr 5, poz. 152, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 434/98, OSNAPiUS 1999, nr 21, poz. 688 na gruncie badania zasadności przyczyn wypowiedzenia umowy).
Trzy etapy postępowania w sprawie ukarania pracownika karą porządkową
Treść art. 109 § 2 k.p. interpretowana łącznie z art. 110 k.p. prowadzi do wniosku, że przepisy te ustanawiają trzy etapy postępowania, których zachowanie w odpowiedniej kolejności decyduje o prawidłowości postępowania w sprawie ukarania pracownika. Pierwszym etapem jest wysłuchanie pracownika (które musi być uprzednie w stosunku do zastosowania kary), drugim – podjęcie decyzji o zastosowaniu kary, trzecim – zawiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze wraz ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązku pracowniczego i daty jego popełnienia oraz pouczeniem o możliwości wniesienia sprzeciwu (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 1999 r., I PKN 605/98, Lex Polonica nr 344585, OSNAPiUS 2000, nr 8, poz. 307).
Kwestie brane pod uwagę przy stosowaniu kary porządkowej względem pracownika
Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (art. 111 kp).
Sprzeciw pracownika od zastosowanej kary porządkowej
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu (art. 112 § 1 kp).
Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary (§ 2).
W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary (art. 112 § 3 kp).
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 lutego 1999 r. sygn. akt I PKN 586/98 wskazał, że obowiązek powiadomienia pracownika o odrzuceniu sprzeciwu powinien zostać spełniony przez przygotowanie i doręczenie podwładnemu pisma odrzucającego sprzeciw w terminie 14 dni. Po upływie tego terminu przyjmuje się, że pracodawca uwzględnił sprzeciw.
Usunięcie kary porządkowej z akt osobowych pracownika
Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu (art. 113. § 1 kp).
Uznanie kary za niebyłą i usunięcie z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu następuje także w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.
