Do czasu nowelizacji art. 129 kpc adwokat miał możliwość posługiwania się uwierzytelnionymi przez siebie odpisami dokumentów tylko w odniesieniu do udzielonego mu pełnomocnictwa oraz innych dokumentów wykazujących jego umocowanie (art. 89 § 1 kpc).
Obecnie, w związku z wprowadzeniem art. 4 ust. 1b ustawy Prawo o adwokaturze, adwokat ma prawo sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami.
Niesamoistność uprawnienia adwokata do poświadczenia odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem
Adwokat posiada prerogatywę poświadczenia odpisu dokumentu za zgodność także w odniesieniu do innych dokumentów, aniżeli odnoszących się do jego umocowania, tylko w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Świadczy to o tym, że art. 4 ust. 1b Prawa o adwokaturze nie jest samoistną podstawą uwierzytelniania przez adwokata dokumentów. Uprawnienie to uzależnione jest przepisów regulujących określone postępowania, a więc cywilne, administracyjne, sądowo-administracyjne i podatkowe (tak: postanowienie Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 24 maja 2018 r., sygn. akt VII AGo 40/18).
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem w postępowaniu cywilnym
Art. 129 § 2 kpc stanowi, że zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć przed sądem cywilnym odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem .
Adwokat może również sporządzić elektroniczne poświadczenie odpisu. Poświadczenie takie następuje z chwilą wprowadzenia przez adwokata tego dokumentu do systemu teleinformatycznego.
Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej odpis dokumentu, przedłożenia oryginału tego dokumentu.
Z uwagi na brzmienie art. 13 § 2 kpc, stanowiącego, że przepisy o procesie stosuje się odpowiednio do innych rodzajów postępowań unormowanych w kodeksie postępowania cywilnego, poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z okazanym oryginałem może nastąpić także w postępowaniu nieprocesowym, egzekucyjnym i innym, które nie zawiera odpowiedniego wyłączenia.
W postępowaniu nakazowym wyłączenie w tym przedmiocie – zgodnie ze znowelizowanym w dniu 7 listopada 2019 r. art. 485 § 4 k.p.c. – obejmuje jedynie weksel lub czek.
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem a postępowanie wieczystoksięgowe
Sąd Najwyższy stwierdził, że ze względu na doniosłe skutki prawne wiążące się z wpisami w księgach wieczystych, muszą być one dokonane na podstawie dokumentów, których istnienie nie budzi wątpliwości. Tymczasem zastosowanie art. 129 § 2 – 4 k.p.c. w postępowaniu wieczystoksięgowym znacznie osłabia gwarancje formalne chroniące przed możliwością posłużenia się w postępowaniu wieczystoksięgowym dokumentami podrobionymi.
Nie chodzi przy tym o nieufność w stosunku do adwokatów lub innych pełnomocników zawodowych wymienionych w art. 129 § 2 kpc, ale o możliwość łatwego podszycia się osób trzecich pod osoby wykonujące te funkcje i posłużenia się podrobionymi dokumentami, których istnienie w można łatwo uprawdopodobnić w sposób przewidziany w art. 129 § 2 k.p.c. Możliwość wykrycia tego rodzaju fałszerstwa przez sąd w ramach postępowania wieczystoksięgowego jest bardzo ograniczona.
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem a postępowanie o stwierdzenie wykonalności wyroku sądu polubownego
Zdaniem Sądu Apelacyjnego w Warszawie wyrażonym w wyroku z dnia 24 maja 2018 r., sygn. akt VII AGo 40/18, te same racje, jak dotyczące postępowania wieczystoksięgowego, przemawiają za stosowaniem podwyższonych rygorów formalnych w odniesieniu do dokumentów składanych w postępowaniu o stwierdzenie wykonalności wyroku sądu polubownego.
W tym postępowaniu, podobnie jak w postępowaniu wieczystoksięgowym, sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym, w zasadzie wyłącznie w oparciu o przedłożone przez wnioskodawcę dokumenty. Orzeczenie sądu polubownego, któremu została nadana klauzula wykonalności, podlega egzekucji, co powoduje daleko idące i często nieodwracalne skutki, a zatem wymaga wzmożonej kontroli ze strony sądu.
Powyższe uzasadnia tezę, że art. 1213 § 1 k.p.c., mówiący o zasadach uznania albo stwierdzenia przez sąd wykonalności wyroku sądu polubownego lub ugody przed tym sądem zawartej – stanowi lex specialis w stosunku do art. 129 § 2 k.p.c. Zatem w postępowaniu o stwierdzenie wykonalności wyroku sądu polubownego nie jest dopuszczalne złożenie zamiast oryginału lub poświadczonego urzędowo zapisu na sąd polubowny – odpisu tego dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez adwokata. Podobne stanowisko Sąd Apelacyjny w Warszawie zajął także w postanowieniach z dnia 12 kwietnia 2018 r., sygn. akt VII AGo 15/18 i sygn. akt VII AGo 23/18.
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem a postępowanie klauzulowe
Przepisy regulujące postępowanie klauzulowe nie wyłączają wprost odpowiedniego stosowania w nim art. 129 § 2 k.p.c.
Artykuł 788 § 1 k.p.c. wymaga, aby przejście uprawnienia lub obowiązku na inną osobę po powstaniu tytułu egzekucyjnego zostało wykazane za pomocą odpowiednich dokumentów. W tym przedmiocie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 grudnia 2010 r., sygn. akt III CZP 94/10, uznając, że przeciwko stosowaniu art. 129 § 2 k.p.c. w postępowaniu klauzulowym nie przemawia także charakter tego postępowania. Jest ono w porównaniu z postępowaniem rozpoznawczym postępowaniem uproszczonym i sformalizowanym, w którym dowód z dokumentów odgrywa podstawowe znaczenie. Funkcja dowodowa dokumentów w tym postępowaniu sprowadza się do ograniczenia dostępnych środków dowodowych, co nie oznacza, że służą one innym celom niż wykazanie określonych faktów.
Prowadzenie dowodów w ramach postępowania klauzulowego nie różni zatem tego postępowania w sposób istotny od przeprowadzania dowodów w postępowaniu rozpoznawczym, w którym art. 129 § 2 k.p.c. niewątpliwie ma zastosowanie.
Charakter postępowania klauzulowego nie przemawia również za potrzebą korzystania w tym postępowaniu wyłącznie z oryginałów dokumentów w celu zapewnienia należytej ochrony praw jego stron, a w szczególności dłużnika.
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem jako dokument urzędowy
Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez adwokata ma charakter dokumentu urzędowego.
Sąd Najwyższy w uchwałach z dnia 21 grudnia 2010 r., sygn. akt III CZP 94/10 i z dnia 21 grudnia 2010 r., sygn. akt III CZP 98/10 wyjaśnił, że poświadczony przez pełnomocnika odpis dokumentu ma charakter urzędowy w tym znaczeniu, iż potwierdza się w nim z mocą dokumentu urzędowego istnienie dokumentu „źródłowego” o treści takiej samej jak odpis. Przy tym uprawnienie profesjonalnego pełnomocnika do poświadczenia odpisu dokumentu jest uzależnione od istnienia do tego podstawy w innych przepisach.
Podobnie wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 22 marca 2016 r., sygn. akt I ACa 1741/15, stwierdzając, że za oczywiste uznać należy, że poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu nie oznacza, by ten stawał się dokumentem urzędowym. Zgodnie bowiem z § 3 art. 129 k.p.c. jedynie zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem ma charakter dokumentu urzędowego. Poświadczane mogą być odpisy zarówno dokumentów urzędowych, jak i prywatnych.
Poświadczenie odpisu dokumentu jest dokumentem stwierdzającym urzędowo istnienie dokumentu o określonej treści, na podobieństwo regulacji prawnej zawartej art. 2 § 2 prawa o notariacie, zgodnie z którym – czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego. Oznacza to, że sąd przeprowadzając postępowanie dowodowe nie tyle z samego dokumentu prywatnego przedłożonego w urzędowo poświadczonej kopii, ale z dokumentu urzędowego, z którego (na podstawie usuwalnego domniemania z art. 244 § 1 k.p.c.), wyprowadza wniosek o istnieniu dokumentu prywatnego, o treści tożsamej z przedłożonym poświadczeniem.
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu prywatnego korzysta zatem z domniemania nie tylko autentyczności, ale także domniemania zgodności z prawdą tego co, zostało w nim urzędowo stwierdzone. Strona podważająca istnienie dokumentu, którego kopię adwokat poświadczył za zgodność z oryginałem, musi zatem tą okoliczność udowodnić (Art. 252 kpc).
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem w postępowaniu administracyjnym
Również w postępowaniu administracyjnym zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez adwokata ma charakter dokumentu urzędowego. Możliwe jest także elektroniczne poświadczenie takiego odpisu przez adwokata (Art. 76a § 2 kpa).
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem w postępowaniu sądowoadministracyjnym
Art. 48. § 3 ustawy prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi stanowi, że zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez adwokata, występującego w sprawie jako pełnomocnik strony.
Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, takie poświadczenie jego zgodności z oryginałem dokonuje się z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Również w tym postępowaniu zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem ma charakter dokumentu urzędowego.
Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej odpis dokumentu poświadczony przez adwokata przedłożenia oryginału tego dokumentu.
Poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem w postępowaniu podatkowym
Ordynacja podatkowa w Art. 194a § 2 przewiduje możliwość poświadczenie odpisu dokumentu za zgodność z okazanym oryginałem przez adwokata.
Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenia jego zgodności z oryginałem adwokat dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.
Składniki poświadczenia przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem
Poświadczenie odpisu dokumentu za zgodność z okazanym oryginałem przez adwokata powinno zawierać podpis adwokata, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) adwokat stwierdza to w poświadczeniu.
Sąd Okręgowy w Kielcach w postanowieniu z dnia 12 sierpnia 2014 r., sygn. akt II Ca 668/14, stwierdził, że nieoznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia oznacza, że nie spełnia ono ustawowych wymogów, a zatem nie ma charakteru dokumentu urzędowego, tylko zaś taki może być podstawą wpisu do księgi wieczystej, zgodnie z art. 31 i 32 ustawy o księgach wieczystych i hipotece.
Podpis jako element poświadczenia przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem
Obowiązujące ustawodawstwo nie wskazuje wyraźnie, jaka ma być treść podpisu i w jaki sposób powinien on być wykonany. Podstawową cechą podpisu jest jednak jego własnoręczność (part. 78 k.c.) (tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 22 marca 2016 r., Sygn. akt I ACa 1741/15).
Cechy szczególne dokumentu a poświadczenie przez adwokata odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem
Sąd Okręgowy w Szczecinie w wyroku z dnia 27 maja 2014 r., sygn. akt II Cz 777/14, stwierdził, że zgodnie z art. 4 ust. 1b ustawy Prawo o adwokaturze, jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) adwokat stwierdza to w poświadczeniu. Znakiem szczególnym dokumentu jest w omawianej sytuacji np. jego trwałe połączenie, które adwokat może stwierdzić poświadczając za zgodność z oryginałem przedkładanej kserokopii.
Również w razie wątpliwości czy przedkładany wyciąg z umowy obejmujący wykaz wierzytelności stanowi faktycznie część zawartej umowy, pełnomocnik poświadczając kserokopię za zgodność z oryginałem powinien opisać szczegółową przedkładaną kserokopię, wskazując, iż stronnica jest trwale połączona z całym dokumentem stanowić jego integralną część. W przeciwnej sytuacji mamy do czynienia z poświadczeniem za zgodność z oryginałem kserokopii bez wskazania, jakiej umowy jest ona częścią (w opisanej uzasadnieniem wyroku sprawie chodziło o stronnicę zawierającą tabelę z wykazem wierzytelności).
Zaprzeczenie prawdziwości poświadczenia odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem
Jak wspomniano, skutkiem prawnym poświadczenia przez adwokata dokumentów prywatnych jako zgodnych z oryginałem jest domniemanie, że jest to zgodne z prawdą.
Dokument urzędowy korzysta bowiem z domniemania prawdziwości (autentyczności) oraz domniemania zgodności z prawdą tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Są to domniemania prawne ustanowione ustawą procesową.
Domniemania te mogą być jednak obalone w sposób przewidziany w art. 252 kpc, tj. przez zaprzeczenie prawdziwości dokumentu lub przez udowodnienie, że oświadczenie zawarte w danym dokumencie jest niezgodne z prawdą.
Zaprzeczenie prawdziwości dokumentu może dotyczyć jego mocy dowodowej oraz kwestii jego zgodności z prawdą.
W grę mogą wchodzić m.in. zarzut, że dokument autentyczny został przerobiony lub podrobiony (art. 270 kk), że osoba upoważniona do wystawienia dokumentu poświadczyła w nim nieprawdę (art. 271 kk) albo że wyłudziła poświadczenie nieprawdy przez podstępne wprowadzenie urzędnika w błąd (art. 272 kk) (tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 22 marca 2016 r., sygn. akt I ACa 1741/15)
